A maioria das empresas que contrata uma agência de marketing chega ao primeiro mês com uma sensação estranha: o contrato está assinado, o pagamento foi feito, mas ninguém explicou o que acontece agora.
Essa lacuna não é culpa só da agência. Em geral, também não é culpa do cliente. Na verdade, trata-se de um problema de processo que acontece com frequência e que atrasa, às vezes em meses, os primeiros resultados reais.
O que você precisa entender, portanto, é que a agência depende de você para começar a trabalhar. E quanto mais cedo você souber o que ela vai precisar, mais rápido as coisas começam a andar.
O que a agência precisa antes de qualquer entrega
Antes de criar uma campanha ou publicar qualquer conteúdo, a agência precisa entender o negócio. Isso parece óbvio, mas na prática é a etapa mais negligenciada.
Por isso, você vai precisar compartilhar informações sobre o seu público, seus concorrentes diretos, os diferenciais do produto ou serviço e o histórico de iniciativas de marketing que já foram testadas.
Se a empresa nunca investiu em marketing digital, isso também é uma informação relevante. Afinal, a ausência de histórico muda completamente a abordagem.
Além disso, a agência vai solicitar acesso a ferramentas. Os pedidos mais comuns incluem:
- Acesso de administrador ao Google Analytics ou GA4
- Acesso ao Google Search Console
- Permissão de gerenciamento no Meta Business Suite
- Acesso ao perfil do Google Meu Negócio
- Login ou acesso ao CRM, quando houver
Sem esses acessos, a agência trabalha no escuro. Sendo assim, atrasar essa etapa significa atrasar tudo que vem depois.
Por que o onboarding define o ritmo dos próximos meses
O período de onboarding, que costuma durar entre duas e quatro semanas, é quando a agência levanta diagnósticos, define prioridades e estrutura o planejamento.
Segundo dados da HubSpot, empresas que passam por um processo de onboarding estruturado retêm clientes por períodos significativamente maiores do que aquelas que iniciam os trabalhos sem alinhamento formal. A lógica é simples: expectativas mal gerenciadas no início geram frustrações no meio do caminho.
Durante esse período, portanto, espere reuniões de imersão, questionários sobre o negócio e pedidos de materiais como apresentações institucionais, portfólio e dados de vendas.
Responda com agilidade. Afinal, cada dia de espera é um dia a menos de trabalho efetivo no mês que você já pagou.
O que é responsabilidade da agência e o que é responsabilidade sua
Uma das maiores fontes de atrito entre cliente e agência é, justamente, a falta de clareza sobre quem faz o quê.
A tabela abaixo resume a divisão mais comum de responsabilidades:
| Responsabilidade | Agência | Cliente |
|---|---|---|
| Estratégia de marketing | ✓ | Aprovação |
| Criação de conteúdo | ✓ | Informações e briefings |
| Gestão de tráfego pago | ✓ | Verba e aprovação de peças |
| Atendimento ao lead | — | ✓ |
| Feedback sobre resultados | Relatórios | ✓ |
| Acesso às ferramentas | Configuração | Liberação de acesso |
Quando essa divisão não está clara, tarefas ficam sem dono. E tarefas sem dono, consequentemente, não saem.
Se você quer entender como uma agência organiza esse processo na prática, a Próximo Passo tem uma abordagem estruturada para o onboarding de novos clientes que vale conhecer antes de assinar qualquer contrato.
Como acompanhar os resultados sem microgerenciar
Depois que o onboarding termina e a operação começa, o papel do cliente muda. Você passa a ser o avaliador dos resultados, não o executor das tarefas.
Isso, porém, não significa abandonar o processo. Significa, sim, acompanhar os indicadores certos.
Os KPIs mais relevantes para quem está começando com uma agência de marketing digital incluem:
- Tráfego orgânico: crescimento mês a mês nas visitas vindas de buscas
- Taxa de conversão: percentual de visitantes que realizam uma ação desejada
- Custo por lead (CPL): quanto custa, em média, cada contato gerado
- Retorno sobre investimento (ROI): relação entre o que foi investido e o que foi gerado em receita
Evite cobrar resultados nas primeiras semanas. Estratégias de SEO e inbound marketing trabalham com janelas de tempo mais longas. De acordo com a Ahrefs, a maioria das páginas que aparecem no top 10 do Google tem mais de dois anos de existência. Ou seja, resultados orgânicos são construídos, não comprados.
Para tráfego pago, o horizonte é mais curto. No entanto, ainda exige um período de aprendizado das campanhas antes de otimizar com precisão.
O que fazer quando a comunicação trava
Mesmo com um bom processo, momentos de travamento acontecem. A agência pode estar esperando um retorno seu. Você, por sua vez, pode estar esperando um relatório dela. E nenhum dos dois está cobrando o outro.
Por isso, estabeleça desde o início um canal principal de comunicação e uma frequência mínima de reuniões. Quinzenal costuma ser o ritmo mais equilibrado: frequente o suficiente para manter o alinhamento, sem ocupar tempo em excesso.
Além disso, se algo não está saindo como esperado, verbalize antes de acumular insatisfação. Afinal, agências têm capacidade de ajustar rota, mas precisam saber que o ajuste é necessário.
O que colocar em prática agora
Contratar uma agência de marketing é o início de uma parceria, não a terceirização completa de um problema. Os melhores resultados, portanto, acontecem quando cliente e agência trabalham com transparência, velocidade de resposta e objetivos compartilhados.
Se você ainda está na fase de avaliação ou acabou de assinar o contrato, comece reunindo os acessos às ferramentas, organize os materiais institucionais e defina internamente quem será o ponto de contato com a agência.
Esses três passos eliminam as principais causas de atraso no início de qualquer projeto. E se você quiser contar com uma equipe que já estruturou esse processo para diferentes tipos de negócio, fale com a Próximo Passo e entenda como funciona a metodologia de trabalho antes de tomar qualquer decisão.